Gentile Utente, il Regolamento Europeo n. 679/2016 (GDPR) riconosce ad ogni persona la tutela dei propri dati personali. Desideriamo informarLa che il trattamento dei Suoi dati, effettuato in relazione all’utilizzo della Piattaforma Mnemonica (la “Piattaforma”), avviene nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza, proporzionalità e trasparenza. La presente Informativa riguarda i dati personali trattati in relazione all’Utente della Piattaforma, sia tramite l’applicazione web sia tramite le applicazioni mobili per iOS e Android.
Titolare del trattamento e ripartizione dei ruoli
MNEMONICA S.r.l. - Via Piediluco 7, 00199 Roma (RM) - P.IVA IT 13568841004 - privacy@mnemonica.com
In relazione ai diversi trattamenti connessi alla Piattaforma, i ruoli sono così ripartiti:
- Dati di registrazione e di account dell’Utente (nome, cognome, indirizzo email/username, nome visualizzato, immagine del profilo/avatar ove fornita, e dati tecnici di autenticazione quali la chiave pubblica associata alla passkey o, in caso di accesso con identità esterna, l’identificativo attribuito da Google o Apple): Mnemonica agisce quale Titolare autonomo del trattamento, per consentire l’accesso e l’uso della Piattaforma, adempiere agli obblighi di legge e per le ulteriori finalità indicate nella presente Informativa.
- Dati personali eventualmente contenuti nei Progetti e nei Contenuti caricati e gestiti dal Cliente sulla Piattaforma (inclusi i dati riferiti agli Utenti presenti in tali Progetti, come commenti e materiali): Titolare del trattamento è il Cliente che ha creato il Progetto, mentre Mnemonica agisce quale Responsabile del trattamento, nominato ai sensi dell’art. 28 GDPR, e tratta tali dati esclusivamente su istruzione del Cliente. Il trattamento dei dati del Cliente quale titolare autonomo è descritto nella separata Informativa Clienti, disponibile su richiesta a privacy@mnemonica.com.
Dati personali oggetto del trattamento e fonte
Sono trattati i seguenti dati dell’Utente: nome e cognome; indirizzo email, che costituisce anche il nome utente (username) di accesso; nome visualizzato (display name); immagine del profilo (avatar), facoltativa; se non fornita, Mnemonica genera automaticamente un avatar raffigurante le iniziali del nome e del cognome forniti dall’Utente.
Fonte dei dati (artt. 13-14 GDPR). I dati sono di norma forniti direttamente dall’Utente in fase di registrazione (art. 13). Qualora l’Utente si registri o acceda con un’identità esterna «Accedi con Google» o «Accedi con Apple» (OpenID Connect), Mnemonica riceve dal relativo fornitore il nome, l’indirizzo email e, ove disponibile, l’immagine del profilo (art. 14); il trattamento da parte di Google e Apple, quali titolari autonomi limitatamente all’autenticazione da essi gestita, è disciplinato dalle rispettive informative privacy (policies.google.com/privacy; apple.com/legal/privacy). Con la funzione «Nascondi la mia email» (Hide My Email) di Apple, l’indirizzo comunicato a Mnemonica è un indirizzo di inoltro anonimo (@privaterelay.appleid.com), comunque riferibile all’Utente.
Accesso con Google o Apple. In tal caso Mnemonica riceve dal fornitore, tramite i soli ambiti (scope) openid, email e profile, i dati sopra indicati e conserva: l’identificativo stabile attribuito dal fornitore (subject identifier) e il nome del fornitore; l’indirizzo email e il relativo stato di verifica comunicato dal fornitore; il nome; la data di collegamento dell’identità e quella del suo ultimo utilizzo (accesso o nuova verifica), senza conservarne lo storico. Tali dati sono utilizzati per autenticare l’Utente, per distinguere le identità collegate nelle impostazioni dell’account e, in fase di registrazione, per precompilare il nome dell’Utente ove non già fornito. Gli account non sono mai collegati automaticamente sulla base dell’indirizzo email: un’identità esterna può essere collegata solo dall’Utente dopo aver effettuato l’accesso. Per agevolare l’accesso, Mnemonica può comunicare al fornitore l’indirizzo email indicato nell’invito. Mnemonica non conserva i token di accesso o di aggiornamento (access/refresh token) rilasciati dal fornitore. L’uso e il trasferimento ad altre applicazioni, da parte di Mnemonica, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.
Autenticazione. Per completare la registrazione è richiesta la verifica dell’indirizzo email. L’accesso avviene senza password, mediante una chiave d’accesso (passkey), un collegamento di accesso monouso via email (magic link) oppure l’accesso con un’identità esterna Google o Apple. In caso di passkey, Mnemonica tratta e conserva unicamente la chiave pubblica associata al dispositivo dell’Utente: nessun dato biometrico (impronta, volto) è trasmesso a, o trattato da, Mnemonica, restando confinato al dispositivo. Tutte le informazioni di autenticazione sono protette e trasmesse tramite protocollo crittografato HTTPS/TLS.
Identificativi tecnici dei dispositivi. Per riconoscere i dispositivi autorizzati, mantenere la sessione e prevenire accessi non autorizzati, Mnemonica genera e conserva un identificativo tecnico dell’installazione dell’applicazione, collegato all’account dell’Utente, unitamente alle chiavi di dispositivo e di ripristino utilizzate per l’autenticazione. Tali identificativi sono generati sul dispositivo, non consentono di identificare l’Utente al di fuori della Piattaforma e non sono comunicati a terzi, né agli strumenti di diagnostica o di statistica descritti di seguito.
Dati tecnici delle applicazioni mobili. Le applicazioni per iOS e Android utilizzano i servizi Firebase di Google (cfr. 4 e 5) e trattano:
- Segnalazioni di errore e diagnostica (Crashlytics), raccolte per mantenere stabile l’applicazione: identificativo casuale dell’installazione, modello del dispositivo, versione del sistema operativo, stato del dispositivo al momento dell’errore e traccia tecnica dell’errore. Non sono raccolti identificativi dell’Utente né del suo account, né il testo digitato, né identificativi dei Progetti o dei Contenuti.
- Statistiche d’uso (Firebase Analytics), raccolte soltanto previo consenso dell’Utente, richiesto al primo avvio dell’applicazione e revocabile in qualsiasi momento dalle Impostazioni: identificativo casuale dell’installazione, modello del dispositivo, sistema operativo, lingua, versione dell’applicazione, paese e regione approssimati ricavati dall’indirizzo IP (che, secondo la documentazione di Google, non viene registrato), schermate visualizzate e funzioni utilizzate. I parametri degli eventi sono esclusivamente valori predefiniti, numerici o di tipo sì/no. Non sono raccolti: il testo digitato dall’Utente, nomi, indirizzi email, titoli di Progetti, Contenuti o commenti, l’identificativo dell’account, l’indirizzo del server, né identificativi pubblicitari (Advertising ID, IDFA). Le statistiche non sono collegate all’account dell’Utente e non sono utilizzate per finalità pubblicitarie.
- Notifiche push: il token di notifica del dispositivo, registrato soltanto dopo l’accesso e cancellato alla disconnessione.
- Configurazione remota: identificativo dell’installazione, versione dell’applicazione, lingua e paese, utilizzati per verificare la versione minima supportata.
Filigrana (watermark). Ove il Cliente attivi la filigrana nelle Screening Rooms, l’indirizzo email dell’Utente può essere sovrimpresso in modo visibile ai contenuti riprodotti, a tutela degli stessi da diffusioni non autorizzate; tale trattamento è effettuato da Mnemonica quale Responsabile per conto del Cliente (cfr. 1).
L’account è personale e unico e segue l’Utente indipendentemente dai Clienti e dai Progetti a cui è associato.
Finalità, base giuridica e natura del trattamento
| Finalità | Base giuridica | Natura |
|---|---|---|
| Accesso alla Piattaforma, attivazione e gestione dell’account (inclusa l’autenticazione senza password: passkey, magic link, identità esterne Google/Apple), utilizzo dei servizi | Art. 6.1(b) GDPR - esecuzione del contratto/servizio | Necessaria per l’uso della Piattaforma |
| Sicurezza degli accessi, riconoscimento dei dispositivi autorizzati e prevenzione degli accessi non autorizzati (identificativo tecnico dell’installazione, chiavi di dispositivo e di ripristino) | Art. 6.1(b) GDPR e art. 6.1(f) GDPR - legittimo interesse alla sicurezza del servizio | Necessaria per l’uso della Piattaforma |
| Notifiche push relative all’attività dei Progetti | Art. 6.1(b) GDPR, unitamente all’autorizzazione di sistema del dispositivo | Facoltativa - disattivabile dalle impostazioni del dispositivo e dell’applicazione |
| Stabilità e diagnostica dell’applicazione (segnalazioni di errore) | Art. 6.1(f) GDPR - legittimo interesse al corretto funzionamento del servizio | Non soggetta a consenso - non comporta l’identificazione dell’Utente |
| Statistiche d’uso dell’applicazione mobile, per comprendere quali funzioni vengono utilizzate e migliorare il servizio | Art. 6.1(a) GDPR - consenso; art. 122 del D.lgs. 196/2003 per l’archiviazione e l’accesso alle informazioni sul dispositivo | Facoltativa - revocabile in qualsiasi momento dalle Impostazioni dell’applicazione |
| Adempimento di obblighi di legge | Art. 6.1(c) GDPR - obbligo legale | Obbligatoria per legge |
| Comunicazioni di servizio (avvisi tecnici e “breaking change”, manutenzione, sicurezza, aggiornamenti dei documenti) - inviate da no-reply@mnemonica.com o notice@mnemonica.com | Art. 6.1(b) e 6.1(c) GDPR | Parte integrante del servizio - non soggette a consenso |
| Invio della newsletter, senza alcuna profilazione | Art. 6.1(a) GDPR - consenso | Facoltativa - revocabile in qualsiasi momento |
Mnemonica non effettua profilazione né processi decisionali automatizzati. I dati raccolti a fini statistici non sono utilizzati per finalità pubblicitarie né ceduti a terzi.
Destinatari
I dati sono trattati dal personale di Mnemonica autorizzato ai sensi dell’art. 29 GDPR e possono essere comunicati a: fornitori di servizi cloud e infrastrutturali (con hosting in area UE), quali responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR; Google, quale responsabile del trattamento, limitatamente ai servizi Firebase utilizzati dalle applicazioni mobili (segnalazioni di errore, statistiche d’uso previo consenso, notifiche push, configurazione remota) e con riferimento ai soli dati indicati al punto 2; Apple, per l’inoltro delle notifiche push ai dispositivi iOS; i fornitori di identità esterne (Google, Apple), ove l’Utente scelga di accedere con tali identità, che agiscono quali titolari autonomi limitatamente all’autenticazione da essi gestita (cfr. 2); autorità pubbliche, giudiziarie o di vigilanza, ove previsto da un obbligo di legge. I dati non vengono ceduti a terzi per finalità di marketing. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a privacy@mnemonica.com.
Trasferimenti extra-UE
I dati trattati tramite l’infrastruttura della Piattaforma sono ospitati nell’area dell’Unione Europea (infrastruttura cloud AWS). I Progetti e i Contenuti restano ospitati nell’Unione Europea e non sono interessati dai flussi verso i servizi descritti di seguito.
I servizi Firebase utilizzati dalle applicazioni mobili (cfr. 2 e 4) comportano un trasferimento dei relativi dati tecnici verso gli Stati Uniti. Tale trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, cui Google LLC aderisce.
Alcuni trattamenti accessori affidati ad altri responsabili - ad esempio le comunicazioni di supporto - possono comportare trasferimenti verso Paesi terzi, effettuati esclusivamente nel rispetto del Capo V del GDPR, mediante decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo (SCC) ai sensi dell’art. 46.
Periodo di conservazione
| Tipologia dati | Periodo |
|---|---|
| Dati di account e di utilizzo | Per la durata del rapporto. La cancellazione dell’account è un’operazione avviata autonomamente dall’Utente e comporta l’anonimizzazione dei dati ad esso riferiti (le statistiche non personali possono essere conservate) |
| Identificativo tecnico dell’installazione, chiavi di dispositivo e di ripristino | Per la durata del collegamento del dispositivo all’account. In deroga a quanto previsto per i dati di account, tali dati sono cancellati, e non anonimizzati, alla chiusura dell’account, nonché decorsi 18 mesi dall’ultimo utilizzo del dispositivo |
| Dati dell’identità esterna (Google/Apple) | Fino allo scollegamento dell’identità dalle impostazioni dell’account o alla chiusura dell’account; in entrambi i casi i dati sono cancellati. Il nome eventualmente acquisito in fase di registrazione diviene dato dell’account e segue il relativo periodo di conservazione |
| Statistiche d’uso dell’applicazione mobile (previo consenso) | 2 mesi a livello di evento e di installazione; oltre tale termine restano disponibili unicamente dati aggregati non riferibili a un dispositivo |
| Segnalazioni di errore e diagnostica | Massimo 90 giorni |
| Token per le notifiche push | Fino alla disconnessione, alla disinstallazione dell’applicazione o alla disattivazione delle notifiche |
| Copie di backup di disaster recovery | Massimo 6 mesi dal trigger di cancellazione |
| Dati soggetti a obblighi di legge | Per il tempo previsto dalla normativa applicabile |
Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di: accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione (art. 21) e revoca del consenso (art. 7.3, ad esempio per la newsletter).
Il consenso alle statistiche d’uso dell’applicazione mobile può essere revocato in qualsiasi momento dalle Impostazioni dell’applicazione, con effetto per il futuro e senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza.
Per esercitare i Suoi diritti: privacy@mnemonica.com.
Reclamo: Garante per la Protezione dei Dati Personali - https://www.gpdp.it - Tel. 06.696771
Data di efficacia (deploy): 17 ottobre 2026